Belegverarbeitung, Mandantenkommunikation, Fristen, die repetitive Arbeit bindet Kapazität, die bei knappen Fachkräften fehlt. Wir automatisieren das Wiederkehrende, damit Ihre Kanzlei mehr Mandate annehmen kann. Es geht um Kapazität, nicht um Personalabbau.
Der Engpass in der Steuerberatung ist nicht der Personalstand, es sind fehlende Fachkräfte bei wachsender Mandatslast. KI-Automatisierung setzt genau dort an: Sie nimmt Ihrem Team die repetitive Beleg- und Verwaltungsarbeit ab, damit dieselben Menschen mehr Mandanten betreuen und sich auf die Beratung konzentrieren können, für die man sie braucht. Kein Stellenabbau, mehr Luft im vollen Kalender.
Sechs Zeitfresser, die mittelständische Steuerkanzleien ausbremsen.
Belege sortieren, zuordnen, vorkontieren, Monat für Monat, Mandant für Mandant. Ein Großteil ist Routine, bindet aber genau die Fachkräfte, die woanders fehlen.
Belegnachforderungen, Rückfragen, Standardauskünfte, jede Mail einzeln formuliert. In der Summe verschlingt das täglich Stunden im Sekretariat und bei den Beratern.
Abgabefristen, Vorabanforderungen, Einspruchsfristen, über viele Mandate hinweg. Fehler sind teuer und haftungsrelevant, die Überwachung frisst Aufmerksamkeit.
Eingehende Unterlagen, Scans, Mails, Uploads, müssen dem richtigen Mandanten, Zeitraum und Vorgang zugeordnet werden. Manuelles Sortieren ohne Mehrwert.
Erinnerungen, Bestätigungen, immer gleiche Anschreiben, jedes Mal aus Vorlagen zusammengesetzt und individualisiert. Reine Fleißarbeit ohne fachlichen Wert.
Offene Stellen bleiben lange unbesetzt, erfahrene Kräfte gehen in Rente. Die vorhandene Mannschaft muss mehr Mandate stemmen, ohne dass der Tag länger wird.
Eingehende Belege werden erkannt, ausgelesen und mit Vorkontierungs-Vorschlägen versehen, anschlussfähig an Ihre DATEV-Prozesse. Ihre Fachkraft prüft und bucht, statt alles selbst zu erfassen.
Wiederkehrende Mandantenanfragen und Belegnachforderungen werden als Antwort-Entwurf vorbereitet, aus Akte und Mandantendaten. Ihr Team prüft, ergänzt, versendet.
Fristen aus Bescheiden, Anforderungen und Mandaten werden erkannt und übersichtlich mit Vorlauf und Eskalation geführt. Weniger übersehene Stichtage, weniger Haftungsrisiko.
Scans, Uploads und Mails werden automatisch dem richtigen Mandanten, Zeitraum und Vorgang zugeordnet und im DMS abgelegt. Schluss mit manuellem Einsortieren.
Erinnerungen, Bestätigungen und wiederkehrende Anschreiben werden aus Mandantendaten vorbefüllt und zur Freigabe vorgelegt. Reine Fleißarbeit fällt weg.
Frühere Auswertungen, Schreiben und Bescheide finden Sie in Sekunden, die KI versteht die Frage, nicht nur das Stichwort. Alles innerhalb Ihrer geschützten Umgebung.
Vor Abgabe prüft die KI, ob Belege und Unterlagen zum Mandat vollständig sind, und meldet Fehlendes, bevor es in der Bearbeitung auffällt.
Ein Assistent beantwortet wiederkehrende Mandantenfragen zu Status, Fristen und benötigten Unterlagen, im von Ihnen festgelegten Rahmen, mit Übergabe an Ihr Team bei allem Fachlichen.
Eine Kanzlei mit Schwerpunkt Finanzbuchhaltung, Jahresabschlüsse und Lohn für mittelständische Mandanten. Vor dem Projekt: Belegverarbeitung und Mandantennachfragen banden einen erheblichen Teil der Fachkräftezeit, während zwei Stellen unbesetzt blieben. Neue Mandate konnten kaum angenommen werden, obwohl die Nachfrage da war.
Nach dem Rollout: Belege werden mit Vorkontierungs-Vorschlägen aufbereitet, wiederkehrende Mandanten-E-Mails als Entwurf vorbereitet, Fristen zentral geführt. Die freigewordene Kapazität fließt in die Betreuung zusätzlicher Mandate, ohne neue Stellen.
Die folgenden Werte sind ein illustratives Beispiel, keine garantierten Ergebnisse, die tatsächlichen Hebel hängen von Ihren Prozessen ab.
Steuerberater unterliegen dem Berufsgeheimnis nach § 203 StGB. Unsere Lösungen sind darauf ausgelegt, nicht nachträglich angepasst.
Datenverarbeitung in Deutschland bzw. der EU. Auf Wunsch On-Premise in Ihrer Kanzlei, dann verlässt kein Mandantendatensatz Ihr Haus.
Ihre Mandantendaten werden nicht für das Training öffentlicher KI-Modelle genutzt und nicht an Dritte weitergegeben. Vollständiger AV-Vertrag.
Wir gestalten den technischen Rahmen so, dass Verschwiegenheitspflicht und DSGVO gewahrt bleiben, abgestimmt mit Ihrer IT und Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Integration in Ihre bestehenden Systeme, nicht als zusätzliches Tool daneben.
Wir verkaufen nichts, was wir nicht selbst gebaut haben: eigene KI-Apps im App Store, ein Voice-Agent und eine vollautomatische Kundengewinnung im täglichen Eigenbetrieb.
Alle Projekte & Referenzen ansehenWir analysieren Ihre Kanzleiabläufe gemeinsam mit Berufsträgern, Fachkräften und Sekretariat. Konkrete Liste: Was lohnt sich, was zuerst, nach Zeitaufwand und Kapazitätsgewinn.
Wir bauen die Lösung passend zu DATEV, Ihrem DMS und Ihren Prozessen. Pilot in Wochen, nicht Monaten.
Nach dem Go-Live bleiben wir an Bord. Monitoring, Anpassungen, Schulung Ihres Teams.
Drei bis fünf Tage mit Berufsträgern, Fachkräften und Sekretariat. Klare Liste der größten Hebel.
Ein konkreter Anwendungsfall (z. B. Belegverarbeitung) live in rund 2 Wochen.
Anbindung an DATEV und Ihr DMS, keine Parallelakten, keine Insellösung.
Weitere Anwendungsfälle aus Ihrer Prioritätenliste ausrollen.
Am Ende wissen Sie, ob sich KI-Automatisierung für Ihre Steuerkanzlei rechnet, und wenn ja, wo der beste Einstieg liegt.
Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.